Travailler à plusieurs, sans rien partager d’office

Quatre agendas, un seul couloir

Dans un cabinet de groupe, chacun soigne ses patients, mais beaucoup de choses se règlent dans le couloir. Qui a une place jeudi ? Qui prend ce patient qui attend depuis dix jours ? Le box 1 est-il libre à 10 h ? Qui passe voir mes patients de l’après-midi pendant ma formation ? Et la facture du logiciel, au nom de qui ?

Ces questions ne demandent aucun dossier médical. Elles demandent de savoir qui est libre, quand, et dans quelle salle. C’est pourtant là que la plupart des outils hésitent : soit chacun reste seul dans son logiciel, et le couloir continue, soit tout le monde partage tout, et les dossiers de chacun deviennent ceux du cabinet.

Ni l’un ni l’autre ne ressemble à un cabinet de kinés. Les associés travaillent ensemble, mais chacun garde ses patients, son secret professionnel et sa façon de rédiger. L’offre cabinet de Kadu est partie de là.

Ensemble, mais chacun chez soi

Dans Kadu, un cabinet réunit des comptes distincts. Chacun garde son compte, ses patients, ses documents et ses crédits achetés : s’il quitte le cabinet, tout repart avec lui. Le cabinet n’est pas un grand dossier commun, c’est un toit au-dessus de comptes séparés.

Ce choix a une conséquence simple : rien ne s’ouvre par défaut. Un collègue ne voit pas ton agenda tant que tu ne l’as pas décidé. Un responsable ou un administrateur ne voit rien d’office non plus : il gère l’équipe et l’abonnement, pas tes patients.

Le seul moment où un collègue accède à tes patients, c’est un relais que tu prépares et qu’il accepte : avec les patients et les droits que tu choisis, pendant les heures prévues. On y revient plus bas.

Rien, tes places libres, ou tes rendez-vous

Pour l’agenda, il y a trois niveaux, choisis collègue par collègue. « Rien », par défaut. « Disponibilités » : tes heures au cabinet et tes places libres, sans aucun patient. « Rendez-vous » : en plus, l’heure, la durée, le lieu, et le prénom avec l’initiale du nom.

L’onglet « Le cabinet » de l’agenda réunit ensuite les collègues qui t’ont ouvert le leur, avec les compétences que chacun déclare : vestibulaire, sport, rééducation périnéale… Kadu ne les vérifie pas, mais elles disent à qui proposer un patient. « Proposer un rendez-vous » envoie alors un créneau à ton collègue, qui l’accepte ou le refuse dans ses demandes à valider. Seuls l’identité du patient, le moyen de le joindre et le motif passent chez lui : aucune note, aucun dossier.

Pour la patiente de 8 h 10, il y a aussi la liste d’attente du cabinet. On l’inscrit une fois, avec un motif court pour orienter, sans information médicale. Quand une séance s’annule, le premier qui a la place l’appelle, puis confirme dans son agenda. Kadu ne prévient jamais le patient à ta place, et si un collègue l’a déjà pris, il te le signale : jamais deux séances pour la même place.

Le box 1 à 10 h, sans tableau blanc

Les salles et les équipements du cabinet se réservent avec la séance, ou pour toute une série. Une ressource déjà prise sur ce créneau est refusée, avec l’heure à laquelle elle est occupée, sans dire qui l’occupe ni pour quel patient. Une salle peut accueillir plusieurs séances à la fois si sa capacité le permet, et une séance déplacée garde sa salle si elle est libre à la nouvelle heure.

C’est la même logique que pour l’agenda : le cabinet sait que le box 1 est occupé à 10 h. Il n’a pas besoin de savoir par qui.

Un(e) assistant(e) pour les agendas, pas pour les dossiers

Beaucoup de cabinets partagent une secrétaire, ou rêvent d’en avoir une. Dans Kadu, l’assistant(e) a un compte dédié et gratuit, qui n’occupe pas de siège. Chaque praticien lui ouvre son propre agenda, ou pas. L’assistant(e) y planifie, déplace et annule les séances, réserve la salle, traite les demandes de rendez-vous en ligne et tient à jour l’identité et les coordonnées des patients.

Ce qui reste fermé est tout aussi important : pathologie, bilans, comptes rendus, notes, ordonnances et mesures ne lui parviennent jamais. Même la précision qu’un patient écrit dans sa demande en ligne lui reste cachée. De ton côté, tu lis ce qui a été fait dans ton agenda sur 90 jours, et tu fermes l’accès d’un geste.

Se relayer une après-midi

Une formation le jeudi après-midi, trois jours de congés : dans un cabinet, c’est souvent un associé qui prend le relais. Le relais entre collègues reprend le mode remplaçant de Kadu, pour quelques jours ou une partie de journée, à l’heure près. Tu choisis tes patients, en excluant ceux que tu veux, et les droits : planning, comptes rendus, bilans, fiches.

Rien ne s’ouvre avant l’accord de ton collègue. Pendant ses heures, il travaille dans ton espace, avec tes consignes, et ce qu’il rédige pour tes patients est décompté de ton compte, pas du sien. À l’heure de fin, l’accès se ferme tout seul, et il retrouve son propre espace.

Une facture pour l’équipe

Reste la question du couloir la moins clinique : qui paie quoi. Le responsable abonne le cabinet pour ses sièges, mensuel ou annuel, avec une facture au nom de l’entité : SCM, SEL… Dès deux praticiens, chacun bénéficie de 15 % de remise, le premier compris ; 20 % à partir de six. Un collègue déjà abonné garde son abonnement jusqu’à son échéance, puis le cabinet prend le relais : il ne paie jamais deux fois.

Les bilans et crédits IA peuvent rester individuels, ou se mettre en commun dans une réserve partagée, avec un plafond par praticien si le cabinet le souhaite. Les administrateurs voient ce que chacun a consommé, en nombre, jamais le contenu. Le mode Live reste individuel.

Ce que l’offre cabinet ne fait pas

Elle ne remplace pas la discussion entre associés. Kadu montre les places libres et la liste d’attente, mais c’est toujours un praticien qui appelle le patient et qui décide. Elle ne fusionne pas non plus les dossiers : un patient suivi par deux kinés du cabinet a une fiche chez chacun.

Elle est, pour l’instant, réservée aux kinésithérapeutes, et un praticien rejoint un cabinet de son métier. Il n’y a pas d’essai propre au cabinet : le responsable essaie Kadu 14 jours avec son compte, puis crée le cabinet quand l’équipe est prête.

Lundi prochain, à 8 h 10, la patiente rappellera peut-être. Celui qui décroche ouvrira l’onglet « Le cabinet », verra les places libres de ses collègues, et l’inscrira sur la liste d’attente s’il n’y en a pas. Sans frapper à aucune porte, et sans ouvrir un seul dossier qui ne soit pas le sien. Tout le détail de l’offre et son prix sont sur la page Kadu pour les cabinets.