Votre rôle en tant que professionnel
En tant que professionnel inscrit au RPPS utilisant la plateforme Kadu, quel que soit votre métier, vous êtes le Responsable de Traitement au sens de l'article 4(7) du RGPD pour les données de santé de vos patients. Kadu agit en qualité de Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, uniquement sur votre instruction.
1. Identité et coordonnées du responsable de traitement
Kadu ([Nom de la société], [Adresse], [Email]) agit en qualité de Sous-traitant. Nous traitons les données uniquement sur instruction documentée des Responsables de Traitement (les professionnels utilisateurs) et dans le cadre défini par notre Accord de traitement des données (DPA).
2. Catégories de données traitées
2.1 Données de l'Utilisateur (Professionnel / Remplaçant)
- Données d'identification : nom, prénom, email professionnel
- Numéro RPPS (optionnel)
- Informations professionnelles que vous retenez depuis l'Annuaire Santé (qualifications, coordonnées professionnelles et du cabinet, messagerie sécurisée, identifiants de structure, commune d'exercice), avec leur source et leur date
- Données de facturation et d'abonnement (gérées par Stripe). Pour vous prévenir avant qu'une carte expirée ne fasse échouer le renouvellement, Kadu garde une copie du moyen de paiement de l'abonnement : son type, la marque de la carte, ses 4 derniers chiffres et sa date d'expiration — jamais le numéro complet ni le cryptogramme
- Journaux techniques des requêtes, des erreurs de l’application dans le navigateur (message sans texte saisi, écran, fichier en cause, navigateur et système) et des événements de sécurité
- Préférences et paramètres de la plateforme
- Si vous créez ou rejoignez un cabinet : nom du cabinet, entité qui paiera son abonnement (raison sociale, SIRET, numéro de TVA), membres avec leur rôle et leurs dates d'arrivée et de départ, et invitations (adresse e-mail de la personne invitée, prénom et nom s'ils ont été saisis, rôle proposé, statut, dates). L'appartenance à un cabinet ne donne accès à aucun dossier patient d'un autre membre. Si le cabinet met en commun ses bilans et crédits IA (réserve partagée) : chaque utilisation de la réserve (praticien, type, date) et les plafonds fixés ; le responsable et les administrateurs voient les volumes de chacun, jamais le contenu. Si un membre l'y autorise, un collègue du cabinet voit ses disponibilités et, s'il l'a choisi, l'heure, la durée et le lieu de ses rendez-vous avec le prénom et l'initiale du nom du patient ; ce choix se retire à tout moment. Si un membre l'y autorise aussi, un collègue peut lui proposer un rendez-vous pour un patient : le prénom, le nom, la date de naissance, le téléphone ou l'adresse e-mail du patient et un motif court passent alors dans le compte du membre, qui accepte ou refuse ; acceptée, la proposition crée la fiche et la séance dans son compte. Aucun dossier ni aucune note ne passe d'un compte à l'autre. Un membre peut aussi se faire relayer par un collègue praticien du cabinet pour une période : comme pour un remplacement, le collègue n'accède aux patients choisis, avec les droits choisis, qu'après avoir accepté, et cet accès se ferme à la fin de la période ou au départ de l'un des deux. Le cabinet peut aussi tenir un en-tête (nom, adresse, téléphone et e-mail du cabinet) et un lexique commun, que chaque membre reprend s'il le souhaite dans ses propres réglages ; la version reprise par chacun est conservée. Un praticien peut déclarer ses compétences, visibles de ses collègues du cabinet ; Kadu ne les vérifie pas. Les praticiens qui participent à la liste d'attente du cabinet y inscrivent des patients (prénom, nom, date de naissance, téléphone ou e-mail, motif court, préférences d'horaires et praticien souhaité), visibles des autres participants ; aucune donnée clinique n'y figure, et Kadu ne contacte pas le patient. Un praticien peut enfin ouvrir son agenda à un(e) assistant(e) du cabinet, qui travaille avec un compte dédié (prénom, nom, adresse e-mail, téléphone) : l'assistant(e) gère ses séances, ses demandes de rendez-vous et l'identité et les coordonnées de ses patients, jamais leur dossier médical. Chacune de ses actions dans cet agenda (nature, date, séance ou fiche concernée, sans aucun contenu) est notée dans un journal que le praticien consulte ; l'accès se retire à tout moment
- Questions posées à l'assistant d'aide de l'application et ses réponses, avec l'écran d'où la question est posée (voir sections 4 et 8)
- Consentements et dates d'acceptation des CGU, DPA, et politique de confidentialité
2.2 Données des patients (données de santé)
Les données suivantes sont saisies par le professionnel utilisateur et sont qualifiées de données de santé au sens de l'article 9 du RGPD :
- Données d'identification du patient : nom, prénom, date de naissance, coordonnées
- Pour un patient mineur ou protégé, si le praticien les saisit : nom, lien et coordonnées de son responsable légal
- Données cliniques : pathologies, antécédents, objectifs thérapeutiques
- Notes et comptes-rendus de séances
- Bilans établis par le professionnel, selon son métier
- Transcriptions vocales de séances
- En mode Live : transcription de la conversation de séance entre le praticien et son patient, avec les voix séparées, et accord du patient noté par le praticien (date, version du texte d'information, compte qui l'a noté)
- Pour un patient à qui le praticien envoie le lien « Gérer mes rendez-vous » : adresse e-mail de destination, empreinte du lien (jamais le lien lui-même), nombre et date de ses ouvertures, dates et heures des rendez-vous à venir, raison d'annulation qu'il choisit (empêchement, amélioration, autre) et son éventuelle opposition aux rappels ; et, quand le praticien lui propose des horaires, les dates proposées, le mot du praticien, la série choisie ou le mot du patient s'il n'en retient aucune
- Pour une personne qui prend rendez-vous sur la page de réservation d’un praticien : motif choisi, date et heure du rendez-vous, nom, prénom et date de naissance du patient, adresse e-mail et, s’il le souhaite, téléphone ; pour un enfant ou un proche, le nom de la personne qui réserve ; s’il se dit déjà suivi, s’il a une ordonnance (kinésithérapie), et une précision facultative de 140 caractères ; empreinte du code de confirmation envoyé par e-mail (jamais le code lui-même) et empreinte de l’adresse IP, pour limiter les abus ; décision du praticien et son éventuel mot au patient
- Pour une personne inscrite sur la liste d’attente d’un praticien : adresse e-mail, motif choisi et moment de la journée (tous les jours, le matin ou l’après-midi), empreintes du code de confirmation et des liens de désinscription (jamais le code ni les liens eux-mêmes), empreinte de l’adresse IP, nombre et date des e-mails envoyés et dernière place signalée ; pour un patient qui demande à être prévenu d’une place plus tôt, le rendez-vous concerné. Le praticien ne voit que le nombre d’inscrits, jamais leurs adresses.
- Pour un rendez-vous déplacé par le patient depuis son lien : l’ancienne et la nouvelle date ; pour un rendez-vous du jour, le retard annoncé par le patient (5, 10, 15 minutes ou plus) et son heure ; pour une séance annulée, qui l’a annulée (le patient ou le praticien) ou l’absence notée par le praticien. Les absences et annulations tardives des 12 derniers mois sont calculées à partir de ces seules informations, sans aucune décision automatique.
- Informations extraites des ordonnances et confirmées dans le bilan ou le carnet ; images transmises le temps de la lecture uniquement.
- Informations lues, à la demande du praticien, dans les documents ajoutés à la dictée d’un bilan (bilan ou courrier du prescripteur, compte rendu d’imagerie ou d’examen), relues par le praticien et enregistrées avec le bilan ; images transmises le temps de la lecture uniquement.
- Patients importés à la demande du praticien depuis une liste (fichier exporté de son logiciel, tableau Excel ou CSV, photo ou capture d’écran) : identité, coordonnées, médecin traitant, motif, antécédents, nombre de séances antérieures et, le cas échéant, responsable légal, vérifiés par le praticien avant l’import. Le fichier est lu sur son appareil et n’est pas transmis. Pour repérer les doublons, le nom, le prénom, la date de naissance, le téléphone et l’e-mail des lignes sont comparés aux fiches existantes, sans être enregistrés ; seules les lignes retenues deviennent des fiches. Une photo est transmise le temps de sa lecture uniquement. Le numéro de sécurité sociale n’est jamais importé.
- Enregistrements audio des dictées, le temps de leur transcription (voir section 4)
- Données de morphologie et d'évolution clinique
- Coordonnées des médecins référents et des prescripteurs
2.3 Données des visiteurs du site qui utilisent l'assistant d'aide
- Questions posées et réponses de l'assistant, page du site d'où la question est posée, métier indiqué ou déduit de cette page
- Empreinte de l'adresse IP (hachage salé, jamais l'adresse en clair), pour limiter les abus
- Identifiant de conversation généré par le navigateur
- Adresse e-mail, seulement si le visiteur choisit de la laisser pour être recontacté
2.4 Données du diagnostic d’organisation (/diagnostic-kadu)
Le diagnostic Kadu recueille des réponses sur votre activité professionnelle : volumes de bilans, temps de rédaction, besoins et freins. Il ne demande aucune donnée patient. Le résultat est accessible sans compte ; l’adresse e-mail est facultative et sert à l’envoi demandé. Cette demande ne déclenche pas de relances. Après rattachement au compte, vos priorités personnalisent le guide et les conseils d’essai selon vos choix d’accompagnement.
Les résultats non rattachés deviennent inaccessibles 30 jours après leur création et sont supprimés par la purge automatique. Les résultats rattachés suivent la durée de vie du compte, son export et sa suppression. Les besoins et freins sont présentés de façon agrégée dans notre tableau de bord ; les réponses ne sont pas transmises aux outils publicitaires.
3. Finalités et bases légales du traitement
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion du dossier patient | Obligation légale (Art. L. 1110-4 CSP) + Consentement patient |
| Fourniture du service SaaS | Exécution du contrat (CGU) |
| Génération de comptes-rendus par IA | Consentement explicite + Intérêt légitime clinique |
| Mode Live : transcrire la conversation de séance et proposer au praticien des éléments à valider | Accord du patient, recueilli et noté par le praticien avant tout enregistrement, retirable à tout moment ; exécution du contrat (CGU) pour le praticien |
| Lien « Gérer mes rendez-vous » : montrer au patient ses rendez-vous à venir, lui permettre de les annuler dans le délai fixé par le praticien, lui rappeler la veille et le prévenir d’un changement | Prise en charge du patient par le praticien (Art. 9.2.h RGPD) et exécution du contrat (CGU) pour le praticien ; opposition aux rappels à tout moment depuis la page du patient |
| Page de réservation d’un praticien : permettre à une personne de prendre rendez-vous, vérifier son adresse e-mail par un code, transmettre la demande au praticien et confirmer le rendez-vous | Mesures précontractuelles à la demande de la personne (Art. 6.1.b RGPD) et prise en charge par le praticien (Art. 9.2.h RGPD) ; pour la limitation des abus (empreinte de l’adresse IP, plafonds), intérêt légitime de Kadu (Art. 6.1.f RGPD). La page n’utilise ni cookie ni mesure d’audience. |
| Facturation et gestion de l'abonnement | Exécution du contrat |
| Accompagnement de la période d'essai par e-mail | Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) — prospection adressée à des professionnels, en rapport avec leur activité, avec droit d'opposition à tout moment |
| Informations sur le service par e-mail (évolutions, sous-traitants, conditions) | Exécution du contrat (CGU) et obligations légales |
| Actualités de Kadu par e-mail (nouveautés, conseils) | Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) — communication adressée à des professionnels utilisateurs du service, en rapport avec leur activité, avec droit d'opposition à tout moment |
| Diagnostic d’organisation : calculer le résultat à partir des réponses, l’envoyer par e-mail sur demande et, après rattachement au compte, personnaliser le guide et les conseils d’essai | Mesures précontractuelles prises à la demande du praticien (Art. 6.1.b RGPD) ; après rattachement, exécution du contrat (CGU) |
| Assistant d'aide sur le site : répondre aux questions des visiteurs sur Kadu | Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) — informer sur le service les professionnels qui le demandent |
| Recontact d'un visiteur qui laisse son e-mail dans l'assistant | Consentement (Art. 6.1.a RGPD), retirable à tout moment |
| Assistant d'aide dans l'application : répondre aux questions sur l'utilisation de Kadu | Exécution du contrat (CGU) |
| Suivi de l'utilisation des comptes par l'éditeur, pour accompagner les praticiens (fin d'essai, compte inactif) et répondre au support | Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) — dates et volumes seulement, sans aucun contenu ni identité de patient |
| Sécurité et prévention des fraudes | Intérêt légitime |
| Respect des obligations légales | Obligation légale (RGPD, loi HDS) |
4. Durées de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Dossier patient (données cliniques) | Tant que votre compte existe, y compris après la fin de l’abonnement. La durée de conservation légale de vos dossiers (20 ans à compter de la dernière prise en charge, prolongés jusqu’aux 28 ans d’un patient mineur, Art. R. 1112-7 CSP) relève de votre responsabilité : exportez vos dossiers avant toute suppression de compte. |
| Données de compte de l'Utilisateur | Tant que le compte existe, y compris après la fin de l'abonnement ; supprimées immédiatement et définitivement avec le compte, à deux exceptions près. La fiche client chez Stripe (nom, e-mail) suit la conservation légale des factures. Si vous avez été remplaçant, votre nom reste dans l'historique des remplacements de vos titulaires, qui doivent savoir qui a eu accès à leurs dossiers ; votre e-mail et votre téléphone en sont retirés. |
| Images d’ordonnances, des documents ajoutés à une dictée et des listes de patients à importer | Aucune image enregistrée par Kadu, ni dans un stockage durable sur l’appareil ni sur le serveur. Les images restent en mémoire pendant l’affichage, la lecture et la vérification. |
| Résultats temporaires de lecture d’ordonnances | 24 heures au plus sans confirmation ; résultat effacé dès confirmation. Le statut technique du reçu est purgé à expiration. Les informations confirmées suivent la conservation du bilan et du carnet. |
| Résultats temporaires de lecture des documents ajoutés à une dictée | 24 heures au plus, pour qu’une lecture relancée ne soit ni refaite ni décomptée deux fois, puis purgés automatiquement. Le texte ajouté au bilan suit la conservation du bilan. |
| Fichier d’une liste de patients à importer | Lu dans le navigateur, jamais transmis ni enregistré, ni sur l’appareil ni sur le serveur ; les corrections faites pendant l’import restent en mémoire et disparaissent en quittant la page. L’identité des lignes, comparée aux fiches existantes pour repérer les doublons, n’est pas enregistrée ; seules les lignes retenues deviennent, au moment de l’import, des fiches du dossier patient. |
| Résultats temporaires de lecture d’une liste de patients en photo | 2 heures au plus, pour qu’une lecture relancée ne soit ni refaite ni décomptée deux fois ; effacés dès que les lignes lues sont reprises dans l’import, sinon purgés automatiquement. |
| QR code pour photographier une liste avec le téléphone | 15 minutes. Seule une empreinte du lien est conservée, ni image ni ligne lue ; purgé automatiquement. |
| Imports de patients | Le lot d’un import ne conserve que sa source et des effectifs (lignes créées, complétées, ignorées), pendant 1 an. Pour permettre l’annulation pendant 7 jours, les valeurs qu’un import a remplacées ou ajoutées sur une fiche existante sont gardées 7 jours, puis effacées automatiquement ; elles le sont aussi dès l’annulation. Une fiche créée par l’import et jamais utilisée est supprimée définitivement si l’import est annulé. |
| Transcriptions du mode Live | La conversation mot à mot est effacée automatiquement 30 jours après la fin de l’enregistrement, avec les éléments que le praticien n’a pas gardés. Les éléments gardés, la note de séance et le résumé restent avec la séance dans le dossier du patient, comme les notes de séance. Le praticien peut tout supprimer à tout moment, et tout est supprimé dès que le patient est effacé. Aucun fichier audio conservé sur le serveur Kadu. |
| Accord du patient pour le mode Live | Conservé avec le dossier du patient tant qu’il est en vigueur ; effacé quand le praticien le retire. |
| QR code du relais téléphone (mode Live) | À scanner dans les 15 minutes ; une fois relié, le relais s’arrête à la fin de l’enregistrement, après 4 heures, ou après une heure sans nouvelles du téléphone. Seule une empreinte du lien est conservée ; supprimée le lendemain de l’arrêt. |
| Lien « Gérer mes rendez-vous » | Valable 90 jours, retirable à tout moment par le praticien ou par le patient. Seule une empreinte du lien est conservée, jamais le lien lui-même. Un lien expiré est supprimé 30 jours après son expiration ; tous les liens d’un patient sont retirés dès que son dossier est effacé. |
| Traces d’envoi des e-mails au patient (lien, rappels de la veille et d’une semaine avant, annulation, déplacement) | Type de message, statut, date et identifiant technique du prestataire d’envoi, jamais le contenu ; supprimées 90 jours après l’envoi, et avec le dossier du patient. |
| Liste d’attente | Une inscription dure 30 jours au plus, ou jusqu’au rendez-vous pour une place plus tôt ; elle prend fin à la désinscription, quand la personne réserve avec la même adresse ou déplace son rendez-vous, et est alors supprimée 7 jours plus tard. Une inscription dont le code n’a pas été saisi est supprimée après 1 jour. Au plus cinq e-mails par inscription, un par jour au plus. Les inscriptions d’un patient sont supprimées dès que son dossier est effacé. |
| Retard annoncé, annulations et absences | Conservés avec la séance dans le dossier du patient. Les compteurs de ponctualité (12 derniers mois) sont recalculés à chaque lecture, jamais enregistrés, et n’entraînent aucune mesure automatique. |
| Abonnement à l’agenda (iCalendar) | Seule une empreinte du lien secret est conservée, avec le nombre et la date des lectures ; supprimée quand le praticien la désactive ou en crée une nouvelle, et avec son compte. Ce que le service de calendrier choisi par le praticien conserve relève de ce service (voir section 9). |
| Opposition du patient aux rappels | Date de l’opposition, conservée avec le dossier du patient tant qu’il ne réactive pas les rappels. |
| Demandes de rendez-vous prises sur la page d’un praticien | Une demande dont le code n’a pas été confirmé, ou abandonnée, est supprimée après 7 jours ; refusée, annulée ou restée sans réponse, après 30 jours ; confirmée, 90 jours après le rendez-vous, la séance restant dans le dossier du patient. Le code de confirmation n’est conservé qu’haché, 15 minutes. Les demandes d’un patient sont supprimées dès que son dossier est effacé. Ce que la personne saisit ne modifie jamais un dossier existant. |
| Horaires proposés au patient | Dates proposées, mot du praticien, réponse du patient et son mot éventuel : supprimés 90 jours après la réponse, le retrait ou la date limite, et retirés dès que le dossier du patient est effacé. Les rendez-vous choisis rejoignent son dossier. |
| Reçus temporaires de transcription vocale | Texte récupérable pendant 1 heure après transcription, sans prolongation lors des reprises. Suppression automatique après expiration et à la suppression du compte. |
| Audio de dictée en attente sur l’appareil | Conservation locale jusqu’à réception du texte ou abandon explicite, et 48 heures au maximum. Cloisonné par compte, supprimé à la déconnexion après avertissement. Aucun fichier audio conservé sur le serveur Kadu. |
| Brouillon de dictée en pause sur l’appareil | Le texte transcrit et le nom du patient concerné sont conservés 7 jours dans le navigateur, pour reprendre une dictée interrompue. Ils sont cloisonnés par compte, effacés dès l’enregistrement du document, à la suppression du brouillon et à la déconnexion. |
| Correction de bilan non enregistrée sur l’appareil | Quand le serveur refuse un enregistrement, le texte du bilan est conservé dans le navigateur, sous les mêmes règles et la même durée de 7 jours, pour qu’il ne soit pas perdu. Il est écrit uniquement en cas d’échec et effacé dès qu’un enregistrement aboutit : il ne séjourne donc sur l’appareil que tant qu’il n’existe nulle part ailleurs. |
| Liste d’attente du cabinet | Une inscription prise en charge ou retirée est supprimée 30 jours après ; une inscription restée en attente est supprimée au bout de 6 mois. |
| Journal de l’assistant(e) de cabinet | Chaque action notée dans l’agenda d’un praticien est supprimée au bout de 90 jours. |
| Cabinet et invitations | Un cabinet et ses adhésions sont conservés tant qu’il existe ; ils sont supprimés avec le compte de son responsable. Chaque utilisation de sa réserve partagée est conservée 13 mois, puis supprimée ; elle part aussi avec le cabinet ou avec le compte du praticien concerné. Une invitation acceptée, refusée ou retirée est supprimée 30 jours après la réponse ; restée sans réponse, 30 jours après son échéance (14 jours après l’envoi). |
| Consentement aux e-mails d'accompagnement | Date, version du texte accepté et jeton de désinscription conservés pendant la durée du compte, puis supprimés avec lui. |
| Traces d'envoi des e-mails d'accompagnement | L'étape, le statut et la date sont conservés pour ne jamais renvoyer deux fois le même message. Le contenu de l'e-mail est effacé au bout de 7 jours, une fois la fenêtre de reprise passée. |
| Traces d'envoi des e-mails de service | Le type de message (fin d'essai, carte à changer, paiement refusé, fin d'abonnement), son statut et sa date sont conservés pour ne jamais l'envoyer deux fois, puis supprimés avec le compte. Le contenu de l'e-mail n'est pas conservé. |
| Opposition aux actualités de Kadu | Date de l'opposition et jeton de désinscription conservés pendant la durée du compte, puis supprimés avec lui. |
| Adresse e-mail en échec | Date du rebond définitif signalé par le prestataire d'envoi (adresse inexistante ou fermée), conservée jusqu'à ce que l'adresse soit rétablie, ou supprimée avec le compte. |
| Traces d'envoi des informations de service et des actualités | Le texte du message, identique pour tous ses destinataires, est conservé avec la campagne. Pour chaque destinataire, seuls le statut et la date d'envoi sont conservés, pour ne jamais envoyer deux fois le même message, puis supprimés avec le compte. |
| Journal de sécurité | Connexions et échecs de connexion, suppressions, délégations de remplacement, ouvertures des liens sécurisés, modifications faites par un remplaçant et exports : compte concerné, adresse IP et identifiants techniques, sans donnée de santé. Conservé 1 an sur le serveur de Kadu (Scalingo, certifié HDS), puis supprimé. |
| Suivi de l'utilisation des comptes | Date de la dernière connexion et de la dernière action, nombre de bilans, comptes rendus, séances et enregistrements Live créés sur 7 et 30 jours : calculés à la lecture, à partir des connexions, du journal de sécurité et des documents du compte, sans contenu ni identité de patient. Rien n'est conservé en plus : ces chiffres disparaissent avec les données dont ils sont tirés, et avec le compte. |
| Diagnostic d’organisation | Sans compte : inaccessible 30 jours après sa création, puis supprimé par la purge automatique, avec l’adresse e-mail laissée pour l’envoi. Rattaché à un compte : conservé avec lui, inclus dans son export et supprimé avec lui. |
| Conversations avec l'assistant d'aide du site | Questions, réponses, empreinte de l'adresse IP et, le cas échéant, adresse e-mail laissée : supprimées automatiquement 90 jours après le début de la conversation. |
| Conversations avec l'assistant d'aide de l'application | Questions et réponses supprimées automatiquement 30 jours après le début de la conversation, et immédiatement avec le compte. |
| Journaux techniques des requêtes et des erreurs du navigateur | Selon la durée de conservation des journaux de l'hébergeur (Scalingo) |
| Données de facturation | Factures émises et conservées par Stripe, 10 ans (obligation comptable) |
| Copie du moyen de paiement de l'abonnement | Type, marque, 4 derniers chiffres et date d'expiration, relus chez Stripe au plus une fois par jour et à chaque changement de moyen de paiement ; remplacés à chaque lecture et supprimés avec le compte. |
| Consentements (horodatages) | Conservés avec le compte et supprimés avec lui |
Pendant ta période d'essai, Kadu t'envoie quelques conseils d'utilisation et un rappel avant l'échéance. Ces messages s'adressent à toi en tant que professionnel et portent sur l'usage de l'outil dans ta pratique ; tu en es informé au moment de ton inscription. Tu peux t'y opposer à tout moment, depuis le lien présent dans chaque e-mail, sans justification, sans délai et sans effet sur ton compte. Les messages nécessaires au fonctionnement du service — confirmation d'inscription, fin de l'essai, carte à changer, paiement refusé, fin de l'abonnement, sécurité — restent distincts et ne dépendent pas de ce choix. Les comptes créés avant le 24 septembre 2026 sur la base d'un consentement explicite conservent la trace de ce consentement.
Kadu peut aussi t'écrire au sujet du service lui-même : ses évolutions, ses sous-traitants, ses conditions. Ces informations de service sont envoyées à tous les comptes concernés. Les actualités de Kadu — nouveautés et conseils d'utilisation — ne te parviennent que tant que tu ne t'y opposes pas : tu peux t'y opposer à tout moment, depuis le lien présent dans chaque e-mail ou depuis Réglages → Notifications dans l'app, sans effet sur ton compte ni sur les informations de service. Pour choisir à qui écrire, Kadu ne se sert que d'informations de compte : métier, statut de l'abonnement, dates d'inscription et de dernière connexion, nombre et date des bilans rédigés. Ces e-mails ne comportent ni pixel de suivi ni lien traqué.
Ces e-mails ne contiennent aucune donnée de santé ni aucune information identifiant un patient. Pour décider s'il est utile de t'écrire, Kadu ne lit que des dates et des statuts d'avancement — par exemple l'existence d'un premier bilan — jamais leur contenu.
Pour reprendre une livraison interrompue sans nouveau débit, Kadu conserve temporairement le texte transcrit et son reçu dans sa base serveur. Le texte devient inaccessible après une heure. La purge fonctionne toutes les cinq minutes dans l’application, avec un job indépendant programmé toutes les dix minutes en complément. En cas d’incident d’exécution, les éléments expirés sont supprimés au prochain passage réussi. Cette conservation transitoire est distincte de celle du texte enregistré dans le dossier patient.
5. Cookies, mesure d’audience et mesure des annonces
5.1 Fonctions strictement nécessaires
Les mécanismes nécessaires à la connexion, à la sécurité et aux préférences d’interface restent distincts des outils de mesure facultatifs. Le refus de ces outils facultatifs ne bloque pas l’accès au site ou à l’application.
5.2 Deux finalités facultatives et indépendantes
Mesure d’audience — Google Analytics 4. Avec ton accord, Kadu mesure les visites des pages publiques autorisées et les inscriptions à l’essai pour améliorer le site. Les données comprennent la page consultée, un titre fixe, la source de campagne lorsqu’elle est déclarée, l’événement d’inscription et des identifiants de navigateur pseudonymes. Ces données ne sont pas présentées comme anonymes.
Mesure des annonces — Google Ads. Un accord séparé autorise l’utilisation par Google des données de visite et d’inscription, avec les identifiants de clic publicitaire, pour attribuer les inscriptions aux annonces et mesurer leur efficacité. Accepter la mesure d’audience seule n’autorise pas cet usage publicitaire. La mesure des annonces repose ici sur Google Analytics : sans accord d’audience, aucun outil Google n’est chargé, même si le choix de mesure des annonces est accepté.
Aucune personnalisation publicitaire n’est activée. Kadu ne transmet pas de noms, d’adresses e-mail, de coordonnées hachées ou de données patient à ces outils. Le suivi est limité à une liste de pages publiques. En sont exclus l’espace clinique, les pages ouvertes au téléphone par un QR code (dictée, lecture d’ordonnance, document scanné, liste de patients photographiée, relais du mode Live), les invitations et les URL contenant des paramètres sensibles.
Google est destinataire des données de mesure autorisées. Ses traitements et éventuels transferts internationaux sont décrits dans ses règles de confidentialité et sa documentation sur les cookies. Ces outils facultatifs sont utilisés sur la base de ton consentement.
5.3 Choix, durées et retrait
| Stockage | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| kadu-cookie-consent (stockage local) | Version du choix, finalités acceptées ou refusées, date d’enregistrement et expiration | Six mois, pour l’acceptation comme pour le refus |
| _ga et _ga_* (Google Analytics) | Identifiants de navigateur et de session pour la mesure d’audience acceptée | Nouveaux cookies bornés à la durée restante du choix, sans prolongation automatique à chaque visite |
| _gcl_* (Google, si utilisés) | Attribution publicitaire, uniquement avec accord de mesure des annonces | 90 jours selon Google ; suppression des cookies accessibles lors du retrait de cet accord |
- Les finalités facultatives sont refusées par défaut ; aucun outil Google n’est chargé sans accord d’audience valide.
- « Tout refuser », « Tout accepter » et « Personnaliser » permettent de choisir. Les deux finalités sont désactivées lors d’un premier choix personnalisé.
- Un ancien accord d’analyse ne vaut jamais accord de mesure publicitaire. Il doit être renouvelé pour ces choix distincts. Un ancien refus est conservé, pour six mois à compter de sa migration.
- Le bouton « Cookies » sur les pages publiques et le bouton ci-dessous permettent de modifier ou retirer les accords. Le retrait coupe les usages correspondants pour les événements suivants et supprime les cookies de mesure accessibles depuis le site.
- Les pages ouvertes au téléphone par un QR code ne mesurent rien : elles n’affichent ni le bandeau de choix ni le bouton « Cookies ». Ton choix n’y est pas modifié et s’applique de nouveau sur les autres pages du site.
- La durée de six mois concerne la mémorisation de ton choix. Le retrait n’efface pas automatiquement les données déjà transmises à Google ; tes droits sur ces données restent applicables.
6. Droit à l’effacement — pseudonymisation et purge programmée
Conformément à l’article 17 du RGPD (« Droit à l’effacement »), vous pouvez demander la suppression d’un dossier patient. Cette suppression n’est pas encore proposée dans l’application, où un patient peut en revanche être archivé : adressez la demande à [email protected]. La suppression s’exécute en deux étapes :
| Étape | Description | Délai |
|---|---|---|
| 1 — Pseudonymisation immédiate | Les identifiants directs de la fiche patient sont effacés immédiatement : nom et prénom (remplacés par « [Supprimé] »), date de naissance, téléphone, e-mail, adresse et coordonnées des médecins référents. Le dossier n’apparaît plus dans la liste des patients. Les contenus cliniques rattachés (séances, bilans, comptes rendus, notes) sont conservés sous cette forme pseudonymisée ; le texte libre saisi ou dicté n’est pas modifié. Les liens déjà transmis pour ses documents, au médecin comme au patient, sont retirés au même moment. | Instantané |
| 2 — Purge physique planifiée | Les données restantes (fiche pseudonymisée et contenus cliniques rattachés) sont conservées 10 ans après la date de suppression (délai de prescription de la responsabilité médicale) afin de permettre au professionnel de se défendre en cas de litige médico-légal. Passé ce délai, une purge automatique quotidienne supprime définitivement les enregistrements. | 10 ans après suppression (automatique) |
Base légale de la rétention partielle : La conservation pendant 10 ans des données médicales pseudonymisées répond à la nécessité, pour le professionnel, de pouvoir se défendre en justice (Art. 17(3)(e) RGPD). Sa durée correspond au délai de prescription des actions en responsabilité médicale (Art. L. 1142-28 CSP).
La suppression de votre compte entraîne la suppression immédiate et définitive de tous vos dossiers, y compris ceux en attente de purge.
7. Hébergement et sécurité
Les données de votre compte et de vos patients sont stockées exclusivement sur l'infrastructure certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé) de Scalingo SAS, en France, pour les six activités du référentiel HDS. Les traitements réalisés par l'intelligence artificielle et les prestataires par lesquels transitent certaines données sont décrits aux sections 8 et 9.
Les mesures de sécurité mises en œuvre comprennent notamment :
- Chiffrement des échanges entre votre appareil et Kadu (HTTPS, HSTS)
- Mots de passe conservés sous forme d'empreinte (bcrypt), jamais en clair, avec une exigence de complexité
- Cloisonnement des données par compte ; accès des remplaçants limité aux permissions et aux patients choisis par le titulaire, pendant les dates du remplacement
- Révocation des sessions au changement de mot de passe ou à la demande (« Déconnecter les autres appareils »)
- Journal de sécurité conservé 1 an : connexions, suppressions, délégations de remplacement, ouvertures des liens sécurisés, modifications faites par un remplaçant, exports et changements de mot de passe
- Aucun enregistrement audio conservé sur le serveur
- Tests automatisés, dont le cloisonnement des accès, exécutés sur chaque modification du code
8. Intelligence artificielle et données de santé
Les fonctionnalités d'intelligence artificielle de Kadu (transcription de la dictée, rédaction des bilans et des comptes rendus, analyse des ordonnances lorsque cette option est activée, lecture des documents ajoutés à la dictée d’un bilan, lecture d’une liste de patients en photo ou capture d’écran pour l’importer, transcription de la conversation de séance en mode Live et propositions tirées de cette transcription) sont opérées par Microsoft Azure, dans l'Union européenne et dans le périmètre de la certification HDS de Microsoft : la transcription de la dictée et de la conversation en mode Live en France (région France Central), la rédaction des documents, les propositions du mode Live et l'analyse des ordonnances, des documents et des listes de patients en Suède (région Sweden Central). Les données transmises sont celles utiles au document demandé : l'audio ou le texte dicté (en mode Live, l'audio de la conversation, par morceaux de deux minutes au plus, puis son texte transcrit pour les propositions), les pages de l’ordonnance, du document ou de la liste de patients sélectionnées, le temps de leur lecture, et les éléments du dossier nécessaires à la rédaction (par exemple l'identité et l'âge du patient, le motif de prise en charge, les antécédents).
- L'enregistrement audio n'est conservé ni par le serveur de Kadu, ni par Microsoft : seul le texte transcrit revient.
- Aucune donnée n'est envoyée aux éditeurs des modèles d'intelligence artificielle : les modèles fonctionnent chez Microsoft Azure.
- Les demandes de rédaction ne servent pas à entraîner les modèles de Microsoft. Microsoft peut toutefois conserver temporairement une demande signalée par ses systèmes de détection des abus, pour une vérification humaine, dans l'Espace économique européen.
8.1 Assistant d'aide (site et application)
L'assistant d'aide répond aux questions sur l'utilisation de Kadu, ses tarifs et la protection des données. Il est opéré par Microsoft Azure dans la zone de données de l'Union européenne définie par Microsoft, qui comprend les pays de l'Union européenne et de l'AELE, dont la Suisse et la Norvège. Ce traitement se fait hors du périmètre de la certification HDS : c'est pourquoi l'assistant ne reçoit aucune donnée du dossier patient. Il reçoit la question, la page ou l'écran d'où elle est posée et le métier ; dans l'application, il reçoit aussi des informations de compte utiles à la réponse (rôle, statut de l'abonnement, crédits restants).
- Ne saisissez aucune donnée de patient dans l'assistant. Les numéros qui ressemblent à un numéro de sécurité sociale sont masqués avant enregistrement, mais ce masquage ne remplace pas cette règle.
- Les réponses sont générées par intelligence artificielle et peuvent comporter des erreurs : le centre d'aide, la page des tarifs et le support font foi.
- Les conversations ne servent pas à entraîner les modèles de Microsoft. Leurs durées de conservation figurent à la section 4.
✓ Kadu s'engage à ne pas utiliser les données de santé des patients à des fins d'entraînement des modèles d'intelligence artificielle sans consentement explicite préalable.
9. Sous-traitants ultérieurs
Kadu fait appel aux sous-traitants suivants :
- Scalingo SAS — Hébergement certifié HDS de l'API, de la base de données & authentification (JWT), France
- Microsoft Azure — Transcription de la dictée (France, région France Central), rédaction des documents, analyse des ordonnances, lecture des documents ajoutés à une dictée et des listes de patients à importer par l'intelligence artificielle (Suède, région Sweden Central) ; assistant d'aide du site et de l'application, sans donnée de santé (zone de données de l'Union européenne de Microsoft, hors certification HDS, voir section 8.1)
- Cloudflare, Inc. — Réseau placé devant kadu.fr, qui distribue les fichiers du site et de l'application, sans donnée de santé (États-Unis — CCT). Les échanges avec le serveur de Kadu, eux, vont directement chez Scalingo.
- Google (Firebase Hosting) — Hébergement des fichiers du site et de l'application, sans donnée de santé (États-Unis — CCT)
- Stripe Inc. — Paiement : e-mail, nom et identifiant de compte (aucune donnée de santé transmise)
- Resend Inc. — Envoi des e-mails (États-Unis — CCT). Pour la transmission d'un document à un médecin, l'e-mail indique le type de document, la date de la séance le cas échéant et vos coordonnées professionnelles, et contient un lien sécurisé. Il ne nomme pas le patient, et le document n'est jamais joint. Pour la remise d'un plan personnalisé de prévention au patient, Resend reçoit l'adresse e-mail du patient, vos nom et métier, la mention du plan de prévention et le lien sécurisé ; le plan n'est jamais joint. Pour le lien « Gérer mes rendez-vous » et les rappels qui en découlent, Resend reçoit l'adresse e-mail du patient, le nom du cabinet, la date, l'heure et le lieu des rendez-vous concernés (ou, pour des horaires proposés, les dates de chaque possibilité et la date limite de réponse), les consignes pratiques du cabinet et le lien sécurisé ; jamais le motif de la prise en charge, le mot du praticien ni aucune donnée clinique. Pour une réservation sur la page d’un praticien, Resend reçoit en outre l’adresse e-mail saisie, le code de confirmation, le nom du motif choisi par la personne, la date et l’heure demandées et, en cas de refus, le mot du praticien ; jamais la précision saisie par la personne. Pour une invitation à rejoindre un cabinet, Resend reçoit l’adresse e-mail de la personne invitée, son prénom s’il a été saisi, le nom du cabinet, le nom de la personne qui invite, le rôle proposé et le lien d’invitation ; quand l’invitation est acceptée, le responsable du cabinet reçoit le nom du nouveau membre. Quand un praticien demande une rallonge dans la réserve partagée, le responsable et les administrateurs reçoivent son nom et ses volumes du mois ; quand la réserve partagée s'épuise, ils reçoivent le nom du cabinet et ce qui reste dans la réserve. Pour une proposition de rendez-vous entre collègues, le praticien sollicité reçoit le nom de celui qui la fait, la date et l'heure, sans le nom du patient ; quand il répond, le praticien qui l'a faite reçoit le nom du collègue, le prénom et le nom du patient, la date et l'heure et, en cas de refus, le mot du collègue. (Voir note technique ci-après.)
La carte de la tournée et les suggestions d'adresse passent par un service public de l'État, la Géoplateforme de l'IGN (data.geopf.fr), qui ne reçoit que des adresses, sans nom ni autre donnée du patient :
- quand vous ouvrez la carte de votre tournée, votre appareil lui envoie les adresses des visites du jour et l'adresse de départ, pour les placer sur le Plan IGN et calculer les trajets ;
- quand vous saisissez ou dictez l'adresse d'un patient, votre appareil lui envoie cette adresse, pour vous proposer des suggestions ou compléter l'adresse dictée.
L'Annuaire Santé de l'Agence du numérique en santé (ANS), annuaire public des professionnels de santé (source RPPS), est consulté par le serveur de Kadu. Il ne reçoit aucune donnée de patient :
- à l'inscription et dans votre profil, le nom ou le numéro RPPS que vous saisissez, pour vous proposer vos informations professionnelles, que vous pouvez modifier ;
- à la lecture d'une ordonnance, le seul numéro RPPS du médecin prescripteur, pour vérifier son identité et proposer sa spécialité et son lieu d'exercice. Sa messagerie sécurisée est affichée sans être enregistrée.
Le bouton « Maps » de la carte, si vous choisissez de l'utiliser pour vous faire guider, ouvre l'itinéraire dans Google Maps et lui transmet les adresses de la tournée.
Agenda dans un calendrier externe. Si vous affichez votre agenda dans un calendrier externe depuis Réglages → Gestion du calendrier, Kadu publie à un lien secret un fichier d’agenda (iCalendar) avec vos séances des 30 derniers jours et des 6 prochains mois : date, heure, durée, lieu (cabinet, domicile ou hôpital) et initiales du patient, jamais son nom, le motif, la pathologie ni l’adresse d’une visite. Le service de calendrier auquel vous l’ajoutez (Google, Apple, Microsoft…) le relit et le conserve : vous le choisissez sous votre responsabilité ; ce n’est pas un sous-traitant de Kadu et il n’est pas certifié pour l’hébergement de données de santé. Vous pouvez couper ce lien à tout moment.
Note technique — transmission des documents aux médecins : Les bilans et les comptes rendus ne sont jamais joints aux e-mails. Le médecin reçoit un lien de téléchargement sécurisé, valable 90 jours, que vous pouvez retirer à tout moment ; chaque ouverture est comptée. Le PDF n'est stocké nulle part : il est généré à chaque ouverture du lien par le serveur de Kadu, hébergé chez Scalingo (certifié HDS). L'e-mail ne nomme pas le patient : son identité n'apparaît qu'à l'ouverture du document.
Chaque sous-traitant fait l'objet d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD. Des clauses contractuelles types (CCT) régissent tout transfert hors UE.
10. Droits des personnes
10.1 Droits des professionnels (Utilisateurs)
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : accès (Art. 15), rectification (Art. 16), effacement (Art. 17), limitation (Art. 18), portabilité (Art. 20), opposition (Art. 21).
10.2 Droits des patients
En tant que Responsable de Traitement, il vous appartient de répondre aux demandes d'exercice de droits formulées par vos patients. Kadu vous permet d'exporter l'ensemble des données de votre compte dans un fichier JSON (Réglages → Sécurité et confidentialité → Télécharger mes données) et d'éditer chaque bilan et chaque compte rendu en PDF. Il n'existe pas encore d'export propre à un seul patient : pour une demande d'accès ou de portabilité, vous pouvez extraire les éléments concernés de l'export global, transmettre les PDF des documents, ou nous écrire à [email protected]. La suppression d'un dossier patient se demande à la même adresse (voir section 6).
10.3 Exercice des droits
11. Violations de données
En cas de violation de données à caractère personnel, Kadu s'engage à notifier le Responsable de Traitement concerné dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD.
12. Délégué à la Protection des Données (DPO)
13. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes
14. Modifications de la politique de confidentialité
La présente politique peut être mise à jour à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée par email. La version en vigueur est toujours accessible à l'adresse kadu.fr/confidentialite.