Partir en vacances l’esprit léger : calculateur de rétrocession et checklist du remplaçant

La veille des vacances, au cabinet

C’est une scène que tous les kinés libéraux connaissent. Les derniers patients sont partis, le remplacement commence lundi, et la liste ne raccourcit pas : retrouver le contrat, vérifier que l’Ordre a bien été prévenu, montrer où se range le matériel. Et surtout transmettre ce que tu sais de chaque patient : où il en est, ce qui marche, ce qu’il vaut mieux éviter.

Souvent, cette transmission tient dans un cahier, une suite de messages ou une feuille posée sur le bureau. Ton remplaçant la découvrira lundi matin, entre deux patients, sans pouvoir te poser de question.

Et puis il y a la question qu’on repousse : l’argent. Le pourcentage est écrit au contrat, mais sur quoi s’applique-t-il ? Les déplacements en font-ils partie ? Mieux vaut le savoir avant de partir qu’au moment du virement.

Calculer la rétrocession sans se tromper de base

Pendant un remplacement libéral, les actes de ton remplaçant sont comptabilisés à ton nom, et c’est toi qui lui reverses ensuite sa part : la rétrocession d’honoraires.

Aucun texte n’en fixe le taux. Le contrat-type de l’Ordre laisse le pourcentage en blanc, à convenir entre toi et ton remplaçant. À titre indicatif, la MACSF, assureur de professionnels de santé, cite un usage de 65 à 80 % des honoraires, qui varie notamment selon le matériel mis à disposition. C’est un usage, pas une règle : l’outil ne propose donc aucun taux par défaut.

La base, elle, mérite une lecture attentive. Dans le contrat-type, le taux s’applique au total des honoraires perçus pendant le remplacement, avec deux exceptions : les indemnités de déplacement et les majorations de nuit, de dimanche et de jours fériés reviennent en entier au remplaçant ; les suppléments de balnéothérapie, en entier au titulaire. Cette clause ne fait pas partie de celles que l’Ordre rend obligatoires : vérifie ce que dit ton contrat.

Les démarches, texte par texte

Le cadre tient en quelques articles du code de la santé publique, que l’Ordre commente et que l’Assurance Maladie complète. L’essentiel :

• Un confrère inscrit, pour un temps limité. On ne peut se faire remplacer que temporairement, par un masseur-kinésithérapeute inscrit au tableau de l’Ordre, et le remplacement est personnel : jamais de contrat signé par une société d’exercice (article R. 4321-107).
• L’Ordre prévenu avant le départ. Tu informes ton conseil départemental du nom et de la qualité de ton remplaçant, des dates et de la durée ; l’Ordre propose un formulaire pour cette déclaration. Le contrat écrit, avec ses dates précises, lui est transmis avant le premier jour, et ton remplaçant prévient aussi son propre conseil.
• Tu t’arrêtes vraiment. Pendant le remplacement, tu n’as aucune activité de soins, sauf dérogation accordée par le conseil départemental pour des circonstances exceptionnelles.
• La caisse et le conventionnement. L’Assurance Maladie te demande de prévenir ta caisse et d’informer ton remplaçant de ta situation conventionnelle, qu’il prend le temps du remplacement. Il identifie ses actes avec sa carte CPS ou, à défaut, sur tes feuilles de soins, ton nom barré et le sien ajouté.
• Après le remplacement. Ton remplaçant te transmet les informations nécessaires à la continuité des soins (article R. 4321-108). S’il t’a remplacé au moins trois mois, il ne peut pas s’installer pendant deux ans là où il te ferait directement concurrence, sauf accord notifié à l’Ordre (article R. 4321-130).

Une précision utile : le code exige un remplacement temporaire, sans fixer de durée maximale. Une circulaire de l’Ordre posait une limite de six mois ; le Conseil d’État l’a annulée en mai 2024, et le conseil départemental apprécie au cas par cas.

La checklist ci-dessous reprend ces points et y ajoute la préparation dans Kadu. Coche au fil de la soirée : rien n’est enregistré, rien n’est envoyé.

Préparer le remplacement dans Kadu

Dans Kadu, tout part de Réglages → Mode remplaçant, puis « Préparer un remplacement ». Si ton congé est déjà noté dans l’agenda, « Te faire remplacer du … au … » ouvre le même assistant, dates remplies.

L’assistant tient en trois étapes. « Qui et quand » : un remplaçant de ton carnet ou « Quelqu’un de nouveau », puis le premier et le dernier jour, tous deux compris. « Droits et patients » : l’accès aux fiches est toujours ouvert, le reste se choisit (rédiger des bilans ou des comptes rendus, gérer le planning…), et tous tes patients actifs sont inclus, sauf ceux que tu décoches. Un patient exclu lui reste invisible partout. Enfin, « Générer le lien », que tu envoies par message ou par e-mail, ou que tu montres en QR code.

Tu pars à la Toussaint et à Noël, avec deux remplaçants différents ? Tu prépares un remplacement par période, chacun avec ses droits, ses patients et son lien. Ceux qui t’ont déjà remplacé restent dans « Tes remplaçants » : « Proposer des dates » reprend leurs coordonnées, leurs droits et les patients exclus la dernière fois. S’ils ont un compte, la proposition arrive dans leur Kadu, sans lien à ouvrir.

Une consigne par patient, plutôt qu’un cahier de vingt pages

Reste la transmission. Sur la fiche d’un patient, « Plus d’actions » puis « Consignes pour ton remplaçant » : tu écris ou tu dictes quelques lignes. Ton remplaçant les lit en tête de la fiche, sous « Consignes de ton titulaire » ; celles qu’il n’a pas encore lues sont marquées « Nouvelle ».

Pour que ce travail ne tombe pas la veille au soir, Kadu te le rappelle plus tôt. Quand un remplacement commence dans les 14 jours, l’accueil affiche dans « À faire », par exemple, « 3 patients sans consigne pour Julie ». Le rappel ouvre la liste des patients qui ont rendez-vous pendant la période, ceux sans consigne d’abord, et « Ajouter » ouvre directement celle qui manque. Sept jours avant un remplacement accepté, un e-mail fait le même point, avec un bouton « Préparer les consignes ».

Si tu utilises le mode Live, la consigne peut même s’écrire en séance, dans les deux semaines qui précèdent ton départ. À la fin du Live, le récap propose une consigne pour ce patient, assemblée à partir de ce que tu as gardé : où il en est, ce qui a été fait, ce qu’il faut surveiller et lui demander, son objectif. Tu la complètes, tu l’enregistres, et elle rejoint ses autres consignes.

Côté remplaçant, le parcours est décrit dans Je remplace un confrère : mes premiers pas. Les notes qu’il te laisse arrivent dans celles du patient, marquées « Du remplaçant », et l’e-mail du lendemain du dernier jour résume ce qui a été rédigé pendant ton absence.

Ce que ni l’outil ni Kadu ne font à ta place

Le calculateur partage un montant selon les règles que tu lui donnes. Il ne lit pas ton contrat : si ta clause diffère de celle du contrat-type, c’est ton contrat qui fait foi. Pour la fiscalité, ton expert-comptable reste le bon interlocuteur.

La checklist résume les textes en vigueur à la date de cet article. Ton conseil départemental peut avoir ses propres formulaires et délais : en cas de doute, c’est lui qu’il faut appeler.

Kadu, enfin, ne rédige pas ton contrat, ne prévient pas l’Ordre et ne calcule pas la rétrocession. Il prépare ce qui se passe dans ton cabinet : qui accède à quoi, quand, et ce que ton remplaçant doit savoir de chaque patient. Les consignes restent les tiennes : relis-les avant de partir.

La veille des vacances ne disparaîtra pas. Mais si le contrat dit clairement ce que touche chacun, si l’Ordre a reçu sa déclaration et si les consignes sont écrites depuis le rappel de l’accueil, il ne te restera ce soir-là qu’une chose à faire : fermer la porte du cabinet.