Se faire remplacer
En bref
Ton remplaçant accède à ton espace pendant la période que tu fixes, premier et dernier jours compris, avec les droits que tu choisis et les seuls patients que tu lui ouvres. L’accès s’arrête de lui-même à la fin du dernier jour.
Pour : Kinésithérapeutes, Psychomotriciens, Ergothérapeutes, Pédicure-podologue, Orthophoniste, Diététicien, Orthoptiste
Préparer le remplacement
- Ouvre Réglages → Mode remplaçant : tes remplacements en cours, à venir et terminés y sont listés. Touche « Préparer un remplacement ». Depuis un congé (Agenda → Mes congés), « Te faire remplacer du … au … » ouvre le même assistant avec les dates déjà remplies.
- Qui et quand : choisis un remplaçant de ton carnet, ou « Quelqu’un de nouveau » avec son prénom, son nom, son téléphone et son e-mail. Puis le premier et le dernier jour, tous deux compris.
- Droits et patients : l’accès aux fiches est toujours actif. Choisis ce que ton remplaçant peut faire en plus : modifier les patients, en créer, gérer le planning, rédiger des comptes rendus, des bilans, consulter l’historique des épisodes. Kinés : consulter les bilans de prévention, et les préparer ; la préparation ouvre aussi la consultation. Tous tes patients actifs sont inclus par défaut ; décoche ceux que tu veux exclure, les filtres aident à ne garder, par exemple, que ceux qui ont un rendez-vous sur la période. Quels que soient ses droits, il ne peut ni effacer un patient, ni modifier ton lexique, ni modifier un médecin sur toutes les fiches du carnet.
- Touche « Générer le lien », puis envoie-le.
- Tu peux préparer un remplacement par période, avec le même remplaçant ou des remplaçants différents : un pour la Toussaint, un autre pour Noël, ou deux qui se suivent pendant une longue absence.
- Deux remplacements ne peuvent pas se chevaucher : si un remplacement, accepté ou en attente, occupe déjà une partie des dates, Kadu te le signale.
- Un remplacement dure 6 mois au plus. Pour une absence plus longue, prépare une seconde période à la suite.
- Le lien d’invitation reste valable jusqu’au début de la période, et au moins 48 heures si le remplacement commence bientôt.
- Si aucun congé n’est noté sur ces dates, « Ajouter à mes congés » le crée avec la mention « avec remplaçant » : l’agenda marque alors ces jours « Remplacé » au lieu de les fermer.
Choisis qui te remplace et pour quelles dates
L’assistant distingue la personne, les droits et l’envoi de l’invitation.
Mode clair · données fictives
- 1
Choisis une personne du carnet ou un nouveau remplaçant
Vérifie ses coordonnées avant de continuer.
- 2
Définis la période prévue
Le dernier jour est compris dans la période.
Retrouver tes remplaçants
- Sous la liste, « Tes remplaçants » rassemble les personnes que tu as déjà invitées.
- « Proposer des dates » prépare un nouveau remplacement avec ses coordonnées, ses droits et les patients exclus la dernière fois. Les patients créés depuis sont ouverts par défaut, et tout reste modifiable.
- Un remplaçant qui a déjà un compte reçoit la proposition dans son Kadu, sur son accueil, et par e-mail : il l’accepte ou la décline d’un clic, sans lien à ouvrir. Rien ne s’ouvre avant son accord, à chaque période. Tu peux aussi lui envoyer le lien.
- S’il décline, le remplacement passe dans « Terminés » avec la mention « Déclinée » : propose ces dates à quelqu’un d’autre.
- « Retirer du carnet » masque une personne sans effacer ses remplacements passés ; elle revient si tu l’invites de nouveau.
Prépare une période et retrouve tes remplaçants
La liste distingue les remplacements à venir et ceux qui sont terminés.
Mode clair · données fictives
- 1
Commence par la personne et les dates
L’assistant te fera ensuite choisir les droits et les patients ouverts.
- 2
Retrouve ton carnet
« Proposer des dates » prépare une nouvelle période pour une personne déjà invitée.
Envoyer l’invitation
- Copie le lien, ou envoie-le par WhatsApp, SMS ou e-mail, ou montre le QR code. L’e-mail d’invitation donne les dates du remplacement et la date limite du lien ; il ne part que quand tu l’envoies, et seulement tant que l’invitation attend une réponse et que son lien est valable.
- Ton remplaçant crée son compte (ou se connecte) depuis le lien et accepte l’invitation. Il doit exercer le même métier que toi.
- Tant que l’invitation n’est pas acceptée, le remplacement reste « En attente ». « Relancer » ouvre le remplacement pour renvoyer le lien ; « Nouveau lien » en crée un autre si ton remplaçant a perdu le sien, ou si celui-ci a expiré : l’ancien ne fonctionne plus.
- Un compte ne remplace qu’un titulaire à la fois sur les mêmes dates.
Les e-mails du remplacement
- Tu reçois un e-mail quand ton remplaçant accepte ou décline. S’il ne répond pas, une relance arrive sept jours après l’invitation, une autre sept jours avant le début, et un dernier e-mail le premier jour au matin si le remplacement n’est pas en place.
- Sept jours avant un remplacement accepté, un point sur la préparation : séances prévues, patients qui ont une note de transmission, patients exclus. Le lendemain du dernier jour, ce qui a été rédigé pendant ton absence : comptes rendus, bilans, nouveaux patients.
- Ton remplaçant, s’il a un compte, reçoit tes propositions, la confirmation de son accord avec les dates, un rappel la veille du premier jour et la veille du dernier, et un e-mail si tu modifies les dates ou annules un remplacement qu’il avait accepté. Si tu changes les dates plusieurs fois de suite, il reçoit au plus un e-mail toutes les six heures, avec les dates finales. S’il crée son compte depuis ton lien, cette confirmation lui sert d’e-mail de bienvenue.
- Une personne sans compte ne reçoit que l’invitation que tu lui envoies : Kadu ne lui écrit rien d’autre, les relances passent par toi.
- Ces e-mails donnent des dates et des nombres, jamais le nom d’un patient. Ils partent entre 8 h et 20 h, chacun une seule fois. Pendant tes congés, tu ne reçois que celui du premier jour, si le remplacement n’est pas en place.
Pendant le remplacement
- Un bandeau en haut des pages te rappelle qui te remplace et jusqu’à quand. La croix le masque 24 heures sur cet appareil.
- Touche le remplacement dans la liste pour l’ouvrir. Tu peux modifier ses permissions (« Enregistrer les modifications ») et la liste des patients qu’il voit (« Enregistrer les accès patients ») : c’est immédiat.
- « Modifier la période » change les dates, avant le remplacement ou pendant, par exemple si ton absence se prolonge. Une fois la période commencée, seul le dernier jour se modifie.
- Le remplacement rappelle le congé qu’il couvre. Si ce congé est noté sans remplaçant, « Indiquer le remplaçant » le corrige : l’agenda garde alors le cabinet ouvert ces jours-là.
- Un patient exclu lui est invisible partout : liste, fiche, séances, bilans, comptes rendus et notes.
- Il ne rédige que ce que tu lui ouvres : les bilans avec « bilans », les comptes rendus et le mode consultation avec « comptes rendus ». Ce qu’il rédige est décompté sur tes crédits.
- Sans « historique des épisodes », il ne voit ni les épisodes clos avant son arrivée, ni leurs séances, bilans, comptes rendus et notes. Ce qui n’est rattaché à aucun épisode reste visible, et une séance prévue reste dans son agenda, sans son contenu.
Ce que voit ton remplaçant
- Sur son accueil, ton remplaçant voit les remplacements que tu lui proposes, avec « Accepter » et « Décliner », et ceux qu’il a acceptés : la date d’ouverture de son accès, ce que tu lui ouvres et le nombre de notes qui l’attendent.
- Pendant le remplacement, il travaille dans ton espace, avec les droits que tu as choisis. En dehors, il retrouve son propre compte.
- Même sans le droit de modification, il peut te laisser une note au titulaire sur la fiche d’un patient, et reprendre celles qu’il a écrites.
- S’il a aussi ses propres patients, il passe de ton espace à son cabinet d’un bouton, « Mon cabinet » puis « Revenir au remplacement », dans le bandeau du haut ou dans Réglages → Mode remplaçant. Les deux ne se mélangent jamais : chaque patient, chaque séance, chaque document reste dans l’espace où il a été créé.
- Si son compte ne sert encore qu’à remplacer, son essai de 14 jours commence après le remplacement, ou à son premier patient s’il se met à utiliser Kadu pour lui avant.
Vérifie dans quel cabinet tu travailles
Le bandeau indique le titulaire remplacé. Chaque dossier reste dans son propre espace.
Mode clair · données fictives
- 1
Retrouve ton propre espace
Tu peux ensuite revenir au remplacement depuis le même bandeau.
- 2
Lis les consignes avant la séance
Les notes du titulaire s’affichent sur la fiche des patients qu’il t’a ouverts.
Laisser des notes de transmission
- Sur la fiche d’un patient, « Plus d’actions » → « Laisser une note au remplaçant », à écrire ou à dicter.
- Ton remplaçant les voit en tête de la fiche, sous « Notes du titulaire », et dans sa boîte « Notes du titulaire ». Celles qu’il n’a pas encore lues y sont signalées « Nouvelle ».
- Chaque remplaçant a ses propres notes lues : une note lue en octobre par l’un reste nouvelle pour celui de Noël.
- Dans Réglages → Mode remplaçant, « Notes de transmission » compte les patients qui ont une note préparée.
Mettre fin au remplacement
- Ton remplaçant garde l’accès jusqu’à la fin du dernier jour. L’accès cesse ensuite de lui-même et le remplacement se clôture : tu peux en préparer un autre.
- Une invitation jamais acceptée se clôture de la même façon à la fin de la période.
- Dans le remplacement, « Révoquer » coupe l’accès immédiatement pendant la période ; avant, « Annuler » supprime le remplacement prévu ou l’invitation qui attend une réponse. C’est définitif.
- Les remplacements passés restent consultables sous « Terminés ».
Questions fréquentes
Le lien d’invitation a expiré.
Dans Réglages → Mode remplaçant, ouvre le remplacement, touche « Nouveau lien », puis envoie-le à ton remplaçant. L’ancien lien ne fonctionne plus.
Je pars plusieurs fois dans l’année, avec des remplaçants différents.
Prépare un remplacement par période, dès que tu connais tes dates. Chacun a son remplaçant, ses droits, ses patients et son lien ; tes remplaçants restent dans ton carnet pour la fois suivante.
Mon remplaçant voit un message « non autorisé ».
Le droit correspondant n’est pas activé : ajoute-le dans Réglages → Mode remplaçant → « Permissions d’accès ».