Importer des patients

• « Importer une liste » en haut du formulaire « Nouveau patient », à côté de « Dicter la fiche » (« Importer » sur téléphone).
• Sur la page Patients, le lien « Importer une liste » sous le titre ; tant que ta liste est vide, « Importer ma liste de patients ».
• Ces boutons sont réservés au titulaire du compte : un remplaçant ne les voit pas.
• Comme « Nouveau patient », importer demande un essai en cours ou un abonnement.
• La page « Importer des patients » avance en cinq étapes : « Source », « Colonnes », « Vérification », « Doublons », « Import ». Avec une photo, « Lecture » remplace « Colonnes » : Kadu lit les pages à ta place.

• Un fichier CSV, TXT ou Excel (.xlsx) de 10 Mo au plus et de 3 000 lignes au plus : l’export de ton logiciel de facturation ou de Doctolib, ou un tableau que tu as rempli toi-même.
• Ou une photo, une capture d’écran ou un PDF de ta liste (jusqu’à cinq pages par lecture), lus par Kadu pour 1 crédit IA : voir « Lire une photo de ta liste ».
• Nom et prénom suffisent. Kadu reprend aussi, s’ils existent, la date de naissance, le téléphone, l’e-mail, l’adresse, la pathologie ou le motif, les antécédents, les séances antérieures, le médecin traitant et le responsable légal.
• Le fichier ne quitte pas ton appareil : Kadu le lit dans le navigateur, et seules les lignes que tu retiens sont envoyées, par lots, au moment de l’import.
• Le numéro de sécurité sociale n’est jamais importé : Kadu ne s’en sert pas, il reste dans ton logiciel de facturation.
• Seul le titulaire du compte peut importer une liste.

1. 1Dans Vega, ouvre Outils, puis l’onglet Fichiers et Bénéficiaires.
2. 2En bas, choisis Editer, puis Coordonnées des patients.
3. 3Dans Autre action, choisis Exportez vers un fichier texte et enregistre le fichier (.txt).

• Les menus peuvent varier selon ta version ; en cas de doute, demande à leur assistance.

1. 1Touche le K en haut à gauche, puis Accès et Pointage/étiquettes export.
2. 2Choisis le fichier Patients et pose tes filtres : par exemple patient archivé différent de 1, pour laisser de côté les dossiers archivés.
3. 3Vérifie le nombre de fiches en haut à droite, puis touche la loupe en bas à droite.
4. 4Dans l’onglet Pointage, choisis exporter les fiches, au format Texte avec le point-virgule (;) comme séparateur.

• Les menus peuvent varier selon ta version ; en cas de doute, demande à leur assistance.

Topaze Air ne documente pas d’export de la liste des patients : demande-le à leur assistance (un fichier CSV ou Excel), ou saisis ta liste dans un tableur (nom, prénom, date de naissance, téléphone) et enregistre-la en CSV ou en Excel.

Les menus peuvent varier selon ta version ; en cas de doute, demande à leur assistance.

1. 1Dans Doctolib, ouvre Données, puis Exports, et choisis le type Données des patients.
2. 2Choisis le format d’en-tête et le format d’export qui te conviennent : Kadu lit le CSV comme l’Excel.
3. 3Touche Exporter le fichier et confirme avec ton mot de passe Doctolib.
4. 4Quand le statut indique que l’export est prêt, télécharge le fichier.

• Un praticien indépendant vérifié a le droit d’export d’emblée ; sinon, demande-le au support Doctolib.
• Les menus peuvent varier selon ta version ; en cas de doute, demande à leur assistance.

Maiia ne documente pas d’export de la liste des patients : demande-le à leur assistance (un fichier CSV ou Excel), ou saisis ta liste dans un tableur (nom, prénom, date de naissance, téléphone) et enregistre-la en CSV ou en Excel.

Les menus peuvent varier selon ta version ; en cas de doute, demande à leur assistance.

1. 1Dans « D’où vient ta liste ? », choisis l’origine du fichier : « Doctolib », « Maiia » ou « Un autre logiciel, un fichier Excel ou CSV » ; les kinés ont aussi « Vega », « Kiné+4000 » et « Topaze Air ».
2. 2Le panneau « Exporter depuis Vega » (ou le logiciel choisi) rappelle les étapes de l’export ; « Voir l’aide » ouvre la section de cet article qui les détaille.
3. 3Dans « Ton fichier », touche « Choisir un fichier » ou glisse le fichier dans la zone : CSV, TXT ou Excel (.xlsx), 10 Mo et 3 000 lignes au plus.
4. 4Vérifie l’aperçu des cinq premières lignes. Si la première ligne du fichier contient déjà un patient et non des titres, décoche « La première ligne contient les titres des colonnes ». Pour un classeur Excel à plusieurs onglets, choisis la bonne « Feuille ».
5. 5Touche « Continuer ».

• Pas encore de fichier ? Avec « Un autre logiciel, un fichier Excel ou CSV », « Modèle Excel » télécharge un classeur aux titres de colonnes de Kadu, avec deux lignes d’exemple à remplacer par tes patients : il est reconnu sans rien à faire correspondre.
• Si l’aperçu montre des caractères étranges à la place des accents, « Les accents s’affichent mal ? » relit le fichier dans l’autre encodage : « Relire en Windows » ou « Relire en UTF-8 ».

Kadu reconnaît la plupart des colonnes d’après leur titre et leurs valeurs. Tu confirmes ou corriges, colonne par colonne.

1. 1Dans « Colonnes du fichier », chaque colonne montre son titre, trois exemples de valeurs et le « Champ Kadu » où elle ira, avec un badge : « Reconnue », « À confirmer » ou « Non importée ».
2. 2Corrige un champ si besoin : « Nom », « Prénom » (ou « Nom et prénom dans la même colonne »), « Date de naissance », « Téléphone », « E-mail », « Adresse complète » ou « Adresse (rue) », « Code postal », « Ville » (ou « Code postal et ville »), « Pathologie / motif », « Antécédents », « Séances antérieures », « Dernière séance (date) », « Médecin traitant », « Responsable légal (nom) ». « Ne pas importer » écarte une colonne.
3. 3Si les dates se lisent dans les deux sens (03/04/1985), « Format des dates » te demande « jour / mois / année » ou « mois / jour / année », avec trois exemples convertis pour vérifier.
4. 4Si le nom et le prénom partagent une colonne, Kadu te demande leur ordre dans cette colonne : « NOM Prénom » ou « Prénom NOM ».
5. 5Touche « Continuer » ; « Retour » ramène à l’étape précédente.

• Une colonne reconnue comme numéro de sécurité sociale reste verrouillée sur « Ne pas importer » : Kadu ne s’en sert pas, il reste dans ton logiciel de facturation.
• Les noms en capitales sont remis dans leur casse habituelle (ARNAUD devient Arnaud), et les téléphones au format 06 11 11 11 11.
• Une colonne « Dernière séance (date) » crée inactives les fiches dont la dernière séance est plus ancienne que ton réglage « Patients inactifs » (Réglages) : elles restent dans ta liste, sous « Inactifs », sans encombrer les patients actifs. Une date illisible laisse la fiche active.

Avant de créer quoi que ce soit, Kadu te montre ce qu’il n’a pas pu lire.

1. 1Dans « Lignes à vérifier », filtre « À corriger », « Prêtes », « Ignorées » ou « Toutes ». Chaque ligne dit ce qui coince, par exemple « Date de naissance non reconnue » ou « Nom manquant : la ligne ne peut pas être importée ».
2. 2« Corriger » ouvre la ligne avec les champs de la fiche : complète ou rectifie, puis valide. « Ignorer » écarte la ligne de l’import.
3. 3« Aperçu des fiches » montre trois lignes prêtes telles qu’elles apparaîtront dans ta liste de patients.
4. 4Touche « Continuer ».

• Une ligne sans nom ou sans prénom ne peut pas être importée : corrige-la ou ignore-la.
• Une ligne dont la date de naissance, l’e-mail ou le téléphone est illisible est importée sans ce champ : tu la retrouves à la fin, dans « Fiches créées avec un champ à vérifier », pour la compléter.
• Si une colonne « Dernière séance (date) » a été choisie, un bandeau dit combien de fiches seront créées inactives et avant quelle date.

Rien n’est créé deux fois sans que tu l’aies décidé : Kadu compare les lignes entre elles, puis avec les patients déjà dans Kadu.

1. 1« Doublons dans le fichier » regroupe les lignes qui semblent désigner la même personne : « Garder la ligne 12 (la plus complète) », « Garder la ligne 87 », ou « Importer les deux : ce sont deux personnes ».
2. 2« Déjà dans Kadu » rapproche chaque ligne de tes patients existants, en trois groupes.
3. 3« Certains » : même nom, même prénom et même date de naissance (ou même nom et même téléphone ou e-mail quand une date manque). Par défaut, « Compléter la fiche Kadu » : seuls les champs vides de la fiche sont remplis, et tu peux choisir champ par champ entre « Fiche Kadu » et « Fichier ».
4. 4« Probables » : même nom sans date, ou même date avec un nom proche. Aucun choix par défaut : à toi de trancher, et « Continuer » attend que chaque doublon probable soit décidé.
5. 5« Homonymes » : même nom, autre date de naissance. Par défaut, « Créer un nouveau patient » ; sinon « Garder la fiche Kadu, ignorer la ligne ».
6. 6Pour chaque rapprochement, les choix sont « Compléter la fiche Kadu », « Garder la fiche Kadu telle quelle » ou « Créer un nouveau patient ». « Tout compléter », « Tout créer » et « Tout ignorer » appliquent un même choix à tout un groupe.
7. 7Une fiche Kadu inactive peut être cochée « Réactiver » en même temps.
8. 8Touche « Importer » : c’est à ce moment seulement que les fiches sont créées ou complétées.

1. 1« Import en cours » affiche l’avancement. Seules les lignes retenues sont envoyées, par lots ; le fichier lui-même reste sur ton appareil.
2. 2Si la connexion coupe, touche « Reprendre » : l’import continue là où il s’était arrêté, sans créer deux fois le même patient.
3. 3« Import terminé » récapitule « Patients créés », « Fiches complétées », « Lignes ignorées » et « Fiches créées avec un champ à vérifier » ; chaque fiche de cette dernière liste ouvre « Modifier le patient », pour saisir ce qui manquait.
4. 4« Voir mes patients » ouvre ta liste filtrée sur « Récents » : les patients importés portent le badge « Nouveau » pendant 7 jours. Les fiches créées inactives sont comptées « dont inactifs » et se trouvent sous « Inactifs ».

• Le fichier et tes corrections ne sont pas conservés sur l’appareil : quitter la page avant la fin les perd, les patients déjà créés restent.
• Tu peux réimporter plus tard le même export mis à jour : seuls les nouveaux patients sont créés, les autres apparaissent dans « Déjà dans Kadu ».
• Mauvais fichier, mauvaises colonnes ? L’import s’annule pendant 7 jours : voir « Annuler un import ».

Pas d’export possible, ou une liste sur papier ? Kadu lit une photo ou une capture d’écran de ta liste, et tu vérifies ce qu’il a lu avant de créer quoi que ce soit.

1. 1À l’étape « Source », choisis « Une photo ou une capture d’écran de ta liste », puis « Continuer ».
2. 2Dans « Pages à lire », touche « Prendre une photo » ou « Importer une image ou un PDF » : JPEG, PNG ou PDF, 10 Mo et cinq pages au plus par lecture. Retire une page avec la croix, ajoute-en d’autres tant qu’il reste de la place.
3. 3Touche « Lire les pages ». Kadu lit la liste en une ou deux minutes pour cinq pages ; les lignes lues s’ouvrent à l’étape « Vérification ».
4. 4Relis les lignes signalées : un champ que Kadu a hésité à lire est marqué « à vérifier » avec la valeur lue ; un champ illisible est vide. « Corriger » ouvre la ligne. La suite est la même qu’avec un fichier : doublons, puis import.

• Chaque lecture utilise 1 crédit IA, débité seulement si au moins un patient a été lu. Une photo illisible ne coûte rien.
• Kadu lit le nom, le prénom et, s’ils sont écrits, la date de naissance, le téléphone, l’e-mail, l’adresse et le médecin. Il ne recopie jamais le numéro de sécurité sociale.
• Les pages ne sont pas conservées : elles sont envoyées le temps de la lecture, et Kadu n’en garde que les lignes lues, deux heures au plus, jusqu’à ce que tu les reprennes.
• Une page floue ou sans liste est comptée « non lue » à l’étape Vérification : reprends-la de plus près, dans une autre lecture.
• Une liste de plus de cinq pages se lit en plusieurs fois : chaque lecture est un import, les patients déjà créés apparaissent ensuite dans « Déjà dans Kadu ».
• La lecture automatique peut se tromper, surtout sur une liste manuscrite : relis les dates et les téléphones avant d’importer.

Pendant 7 jours, un import se défait d’un coup : les patients qu’il a créés sont retirés, les fiches qu’il a complétées retrouvent leurs valeurs. Ce avec quoi tu as travaillé entre-temps reste.

1. 1Sur la page Patients, le panneau « Import du 11 octobre » (la date de l’import) reste affiché tant que l’annulation est possible : touche « Annuler cet import ». Depuis le bilan « Import terminé », « Annuler cet import » fait la même chose.
2. 2La fenêtre rappelle ce qui sera retiré et ce qui restera ; confirme avec « Annuler l’import ».
3. 3« Import annulé » récapitule les « Fiches retirées », les « Fiches rétablies » et les « Fiches conservées », chacune avec la raison.

• Un patient créé par l’import avec lequel tu as déjà travaillé reste dans ta liste : une séance planifiée, un bilan commencé, un document, une note, un Live, une mesure, un épisode complété ou une fiche modifiée à la main. Kadu le nomme avec la raison.
• Une fiche complétée par l’import retrouve ses valeurs d’avant, champ par champ ; une valeur que tu as changée entre-temps est gardée. L’épisode de soins ouvert par l’import est retiré s’il est resté vide.
• Rien n’est effacé dans ton logiciel d’origine : tu peux réimporter le fichier ensuite, avec les bonnes colonnes.
• Passé 7 jours, l’import ne s’annule plus : les fiches se modifient ou s’effacent une à une, depuis « Modifier le patient ».
• « Masquer » retire le panneau de la page Patients sur cet appareil, sans rien annuler.